Sala de Prensa

11/05/2016

Gracias al trabajo interno previo para actualizar el sistema informático de gestión de casos

Defensoría lidera el proceso de modernización para la tramitación electrónica de causas

La próxima entrada en vigencia de la Ley N° 20.886 encontró en tan buen pie a la institución, que la coordinación lograda con el Poder Judicial, el Ministerio Público y el Registro Civil impactará muy positivamente en el trabajo de los defensores públicos.

Por Marcelo Padilla V.,
Defensoría Nacional.

El pasado 15 de abril, el tribunal pleno de la Corte Suprema emitió el auto acordado 37-2016, en torno a la aplicación en el Poder Judicial de la Ley N° 20.886 -publicada en el Diario Oficial el 15 de diciembre del año pasado-, que establece la tramitación digital de todos los procedimientos judiciales, lo que implicará un enorme cambio, actualmente en pleno desarrollo.

La normativa entrará en vigencia para buena parte del país el próximo 18 de junio, con la excepción de las jurisdicciones de Santiago, San Miguel, Concepción y Valparaíso, donde su aplicación deberá aguardar seis meses más, hasta el 18 de diciembre próximo.

Se trata de un cambio estructural, que impactará básicamente en las formas y mecanismos de tramitación de todas las causas judiciales, pues se abandonará definitivamente el papel como soporte y toda la documentación procesal quedará automáticamente registrada en línea, a través del portal web del Poder Judicial.

En detalle, el sistema permitirá que  todos los escritos, actuaciones de las partes y cualquier solicitud que  se haga ante los tribunales de justicia -sean éstas de carácter penal, civil,  laboral o de familia- se realicen a través  de la plataforma digital del Poder Judicial, dejando atrás el uso del papel o de los correos electrónicos.

Por lo anterior, la Defensoría trabaja desde hace meses en coordinación con la Corporación Administrativa del Poder Judicial (CAPJ), el Registro Civil e Identificación y el Ministerio Público, bajo el objetivo de que finalmente el Sistema Informático de Gestión de Defensa Penal (SIGDP) opere en interconexión directa con los sistemas del resto de las instituciones.

PROYECTO TRANSVERSAL
El desarrollo y operación del nuevo modelo está a cargo de un grupo multidisciplinario de profesionales de la Defensoría y como tema, es parte de los cinco ‘proyectos transversales’ que actualmente orientan la gestión estratégica de la institución.

Bajo el nombre de ‘Actualización del soporte tecnológico de la Defensoría’, este equipo de trabajo -liderado por el abogado Luis Venegas, del Departamento de Evaluación, Control y Reclamaciones (DECR)- ya venía trabajando para modernizar, simplificar y mejorar el sistema informático interno de gestión de causas, pero a partir de la promulgación de esta ley, sumaron la tarea de adaptarse adecuada y rápidamente a la tramitación digital.

De hecho, esta  temática fue incorporada a los tradicionales ‘talleres de calidad’ que el DECR realiza tres veces por año en todas las Defensorías Regionales del país, y que en esta primera etapa anual comenzaron el 13 de abril pasado en la Defensoría Regional Metropolitana Sur (DRMS) y culminarán el 3 de junio en Coyhaique, con el equipo de la Defensoría Regional de Aysén.

“Una de las prioridades de los talleres de calidad es, justamente, explicar la tramitación electrónica. En un primer módulo se pide a cada región señalar los indicadores que más ocupan, como para crear un panel de medición de cada región. En una segunda parte, se les explica a los defensores locales y licitados el modelo de tramitación electrónica que estamos desarrollando con la CAPJ”, señala la abogada del DECR Lorena Seleme, quien también integra este equipo transversal.

La profesional explica que aunque estos temas venían trabajándose desde antes en la Defensoría -bajo la noción del ‘mejoramiento continuo’ de la calidad de la defensa-, desde el principio la idea fue sumar la tramitación electrónica a lo que se venía avanzando previamente.

“Todo se reenfocó a esto. Nos sumamos rápido y en buena ley a esto, aprovechando lo que veníamos haciendo… la carpeta electrónica, el acceso para los defensores públicos licitados y penitenciarios al Sistema Informático de Administración Judicial (SIAJ). En fin, veníamos trabajando en varias conexiones, para poder tener toda la información accesible rápidamente… La creación automática de causas, las notificaciones automáticas. Estábamos en eso cuando apareció la nueva ley. Nos sumamos de inmediato”, indica.

SOCIOS PRIVILEGIADOS
La gracia de todo esto es que, precisamente debido al avance institucional que venía desarrollándose la Defensoría llegó con ventaja a este proceso de modernización digital, de manera que -por ejemplo-, mientras todos los abogados privados tendrán que hacer la tramitación digital de causas únicamente a través del portal del Poder Judicial, los defensores públicos podrán hacerlo directamente en el sistema informático interno, que estará interconectado en línea con las bases de datos del Poder Judicial.

Asimismo, se logró un convenio con el Registro Civil, que permitirá que oficiales de esa institución concurran directamente a todas las oficinas locales de la Defensoría en el país, para entregar allí la llamada ‘clave única’ que permitirá  tramitar digitalmente en el portal del Poder Judicial, en caso de ser necesario.

El proceso de entrega de las ‘claves únicas’ comienza a las 15 horas de hoy, contexto en que los funcionarios del Registro Civil visitarán las defensorías locales del Centro de Justicia de Santiago (CJS), Antofagasta, Copiapó, Vallenar, Diego de Almagro, Rengo, San Fernando, Santa Cruz, Pichilemu, Osorno y Punta Arenas, respectivamente.

“Será mucho mejor, porque todas las gestiones quedarán automáticamente incorporadas directamente al tribunal respectivo. La gestión va a quedar hecha de inmediato en el SIGDP, no se va a necesitar escribirlo después. El escrito se irá directamente y quedará inmediatamente registrado en el sistema informático nuestro. Eso evitará duplicidad de información y de trabajo”, indica Lorena Seleme.

Según la abogada, todos estos logros se deben a que la Defensoría tiene un sistema “que funciona” y a la buena comunicación existente con el resto de las instituciones: “Hemos tenido una excelente coordinación, muy afiatada con el Ministerio Público y con el Poder Judicial. Hemos sido muy aplicados, hemos respondido todos los requerimientos y lo que se premia es nuestra excelencia y rapidez, añade.

GRAN OPORTUNIDAD
“La tramitación electrónica es una gran oportunidad para la Defensoría, en tanto nos disponibilizará gran cantidad de información a la que antes sólo teníamos un acceso secundario. Los defensores contarán más rápido con la información y con mucho mayor nivel de fiabilidad, además de que facilitará la labor de defensores y asistentes. Todos los envíos de información serán vía sistema y, por lo tanto, no se requerirá ningún funcionamiento interno. Las asistentes, entonces, podrán liberar tiempo de información. Ya no habrá que ingresar nada, porque las cosas van a estar en el sistema”, afirma Marco Venegas, jefe del DECR.

Agrega que tras conocer la publicación de la Ley N° 20.886, “efectivamente dimensionamos cuáles eran los alcances y hemos sido los primeros en llegar a todos los temas, tanto con el Poder Judicial como con el Registro Civil. Efectivamente, esto ha permitido que ellos tengan una atención preferencial respecto de nuestros temas, porque tales instituciones han comprendido que nuestro accionar y nuestra pro actividad van en beneficio de la instalación de la nueva ley”.

Tanto Venegas como Seleme explican que el paso siguiente en este desarrollo tecnológico institucional será mejorar la interconexión del SIGDP de la Defensoría con el SIAU, sistema  tramitación pública de causas de la Fiscalía.

“Uno de nuestros anhelos es tener un acceso mucho más expedito a la carpeta fiscal del Ministerio Público. Si logramos que esto se desarrolle y funcione, podríamos tener acceso en línea a la carpeta, lo que nos ahorraría mucho tiempo”, aclara Marco Venegas.

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